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就活で企業からの電話に折り返す際のマナー|不在時の対処法と会話例

就活で企業から留守電/不在着信があったらどうする?

就活の際には、企業から電話がかかって来てもすぐには出られない事もあるかと思います。

留守電を聞いて用件がわからないこともあり、緊張してしまう場面もあるかもしれません。
そんな時にどう対応するべきなのか?というのが今回のテーマです。

気負う必要はない

まず最初に覚えておいていただきたいのですが、電話にすぐ出られなかったからといって気負う必要はありません。
折り返しが極端に遅くならなければ、選考に何か悪い影響が出るということはありません。
もちろん、遅くなるほど次の選考の日程が先延ばしになる事はありますので、速やかに折り返すことは大事です。
また、担当者と話した際に「電話にすぐ出られず申し訳ありませんでした」など一言添えると丁寧な対応ができる学生だと認識してもらえるかもしれませんね。
まずは落ち着いて、折り返しの電話をかけましょう。

まず留守電を聞こう

不在着信だけでなく、留守電が入っている事もあります。
場合によっては留守電に用件が入っている事もあるので、まずはそれを聞いてから折り返しましょう。
「留守番電話を聞いて折り返した」という事を伝えれば、その後のコミュニケーションも早いと思います。

人事担当者としても、留守番電話に入れたことを再度説明する手間が省けるので、心証は良いと思われます。

【メモとスケジュール帳を用意して折り返ししよう】
折り返しをする時に、すぐメモを取れるようにスケジュール帳やメモを手元に用意しておきましょう。

折り返しに適した時間帯とは?

一般的な企業は朝9時始業。
IT業界などでは9時半だったり10時始業という会社も多いのです。

始業直後は朝礼を行う会社も多く、朝礼がなかったとしても出社直後は仕事が集中している事が多く、慌ただしい事が多いです。
始業時間が会社によって異なるので一概には言えませんが、10時半〜11時半頃の時間帯が無難だと言えるでしょう。

終業時間は、会社にもよりますが17時を境に代表電話がつながらなくなる企業が多いです。
また不在着信に気づいた時間が夜だった場合、すでに担当者が退社していたりして折り返しても電話がつながらない事があります。

なお、なるべくつながりやすい時間帯に折り返す方がお互い二度手間にならないことは確かなのですが、
「掛けてはいけない」という程ではありません。

そもそも17時か18時で代表電話にはつながらなくなる企業もありますが、企業によっては人事担当が夜遅くまで残っており、普通に電話がつながることもあります。
「始業時間直後よりは少し時間が経ってからの方が好ましい」くらいに気を遣うのは良いと思われますが、どの時間帯が忙しいのかなど、全ての企業に共通するわけではありません。
「仕事の邪魔になる時間は避ける」というのは大事なのですが、どの時間が仕事に邪魔になるかなど企業によっても担当者によっても異なります。
始業時間や終業時間を避けたところで、人事担当者はそれ以外の時間帯も面接を行っていたり、説明会やイベントで出かけている事がよくありますので、気にしすぎてもしょうがないというのが本当のところです。
一部の就活サイトやマニュアルでは過度に時間に気を遣うようなアドバイスをされていることもありますが、必要以上に気にした結果、連絡しそびれるような事がないよう注意してください。

時間について注意するのであれば、「再度折り返し」になった場合に備えて、自分が電話に出やすい時間帯にかけるということです。
「折り返しに対して、人事担当者が再度折り返ししてくれたのにまた出られない」という事が続くとお互いにとって面倒ですよね?
電車に乗る直前に折り返したりすると、担当者不在→再度折り返しが来た時に電車の中 となる可能性が高まります。何度も入れ違いになる事はなるべく避けられるように、落ち着いて電話を待てるタイミングで折り返しするのがオススメです。

どんなふうに話すのか?

では、実際にどのように電話をかければ良いのか具体例を出してみましょう。

以下は、企業からかかってきた電話に出られなかった場合の折り返し電話の話し方の例となっています。
参考にしてみてください。(人事直通の電話ではなく、会社の代表電話からかける場合です。)

企業への折り返し会話例(担当者が出社中の場合)

[受付]
お電話ありがとうございます。株式会社■■でございます。

[就活生]
お世話になります。私(わたくし)、●●大学の〜と申します。
さきほど人事部の☓☓様からお電話をいただきまして、折り返しお電話させていただきました。☓☓様は只今いらっしゃいますでしょうか?

[受付]
人事部の○○でございますね。確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか。

[就活生]
はい、お願いいたします。
〜保留音に切り替わる〜

[人事担当]
お電話代わりました。人事部の☓☓です。

[就活生]
お忙しいところ恐れいります。私、○○大学の××と申します。先程はお電話いただきましてありがとうございます。

[担当者]
はい、折り返しありがとうございます。
本日は次回の選考について〜…(以下用件を話す)
〜次回選考の日程などを調整する〜

[就活生]
復唱させていただきます。●月☓日、■曜日、15時に御社オフィスで☓☓様宛 で宜しかったでしょうか。

[担当者]
はい、問題ありません。

[就活生]
ありがとうございます。お忙しい中、ご連絡をいただきまして、ありがとうございました。では、失礼いたします。
(人事担当者が電話を切ったのを確認し、自分も電話を切る)

企業への折り返し会話例(担当者が不在だった場合)

受付〜保留までは上記と同様。
〜保留音に切り替わる〜

[受付担当]
お待たせいたしました。申し訳ありません。☓☓ですが、ただいま外出中でして、本日はこのまま直帰となっております。

[就活生]
承知いたしました。それでは、☓☓大学の〜〜から、電話の折り返しがあった旨をお伝えいただけますでしょうか。

[受付担当者]
承知いたしました。それでは念のため折り返しのお電話番号を頂戴できますでしょうか。
(※人事担当者は学生の電話番号は把握しているので聞かれない事もありますが、念のため聞かれる事もあります。)

[就活生]
ありがとうございます。
電話番号は、〜〜〜 です。

[受付担当]
復唱させていただきます。〜〜〜 でよろしかったでしょうか。

[就活生]
はい、そちらで間違いございません。

[受付担当]
承知いたしました。それでは☓☓の方に伝えさせていただきます。

[就活生]
ありがとうございます。それでは、失礼いたします。
(担当者が電話を切ったのを確認し、自分も電話を切る)
※場合によっては、何時頃に担当者が戻ってくる予定か教えてもらえることもあります。その場合、その時間帯に電話を受けられるように注意して待つようにしましょう。

【こんな時はどうする?】〜電話をしている時に電波が途切れてしまった〜

携帯電話で話していると、電波の悪いところで通話が切れてしまう事もあります。
かなり慌ててしまうと思いますが、まず落ち着きましょう。

携帯電話で電波が切れてしまうのはそんなに珍しいことではありませんし、担当者もあなたが悪いわけではないことはわかっています。
再度電話を掛け直し、受付担当者に「今〜〜様とお話していたのですが、電波が途切れてしまいまして電話を掛け直させていただきました。」と伝えれば普通に再度つないでもらえます。
担当者に再度つながったら「電波が途切れてしまいまして申し訳ありません」と伝えればそれで問題ありません。
丁寧に対応すれば、過剰に恐縮する必要はありません。

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