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株主総会運営、株式管理…上場企業における総務の仕事とは?


今回は、京都大学を卒業して上場企業の総務部で仕事をされている社会人の方に、お話を伺いました。

総務の仕事は多岐にわたり、上場している企業と非上場の企業とでは大きく異なります。

1. あなたの[職種]をお教え下さい。また、どのような仕事内容なのかお教え下さい。

上場企業の総務部に所属しています。
総務部は、管理部門のなかで、経理部や経営企画室、人事部など他の管理部門が担当しない職務を、ほぼすべて担当する部署という認識を持っていただいて構いません。だから「総務」なのです。

具体的な職務としては、まず、株主総会の運営や、取締役会の事務局、登記、会社の規則である規程の制定といった法律知識が必要な職務があります。

次に、株式管理があります。会社というのは資金需要に応じて増資を行います。また、社員向けに発行されたストックオプションを発行することもありますので、株式管理は重要です。
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そして、人事部など他の部署とも連携が必要ですが、福利厚生なども手掛けます。他に会社が移転するときはメインの担当部署となりますし、庶務的な業務もあります。

2. 仕事の中でどのような方と関わるのかについて教えて下さい。

総務部の顧客は、会社の社員です。基本的に、総務部は人事部と連携して、従業員満足度を高めるための施策を提案して推進していくことが求められます。これは、経営者の観点で考えれば理解できることなのですが、従業員が会社に定着して、5年10年と長く働いてもらうことが会社にとって業績を向上させていくうえで、大きなプラスとなります。

ですから、離職率を下げていくための施策を総務部の観点で考えていくことが必要です。ささいなことですが、福利厚生政策として、休憩室に無料でお菓子を置いておくとか、自動販売機の飲み物を50円で買えるようにするなどを実施します。また、会社がオフィスを移転させるときには、働きやすい環境とは何かをコンサルタントと一緒に考え、快適なオフィス作りに取り組み、従業員満足度を向上させ、社員の定着率を高め、社員の生産性を高めることにつなげていきます。

3. なぜその仕事に就きたいと思われたのか、お教え下さい。

総務部というのは「総て務める」部署です。他の部署が担当しない職務は、すべて総務部に持ち込まれます。ですから、縁の下の力持ちなのです。そういった、縁の下の業務も、おもしろいと考えて配属を希望しました。

また、株主総会の運営や、取締役会の事務局を務めることによって、経営陣のそばにあって、経営者の観点というものを学ぶことができます。30代といった中堅社員の時期に、経営者の観点を学べるというのは、キャリアをアップさせていくうえで非常に大きな要素だと考えました。

4. その仕事を行う上で、どのようなスキルが必要とされますか?また、そのスキルはどのようにして身につけられましたか?

株主総会や取締役会の事務局を務めるうえでは、会社法の知識が必要です。株主総会と取締役会は、会社法に基づく会議ですので、会社法に基づいて議案が提出され、採決され、議事録が作成されます。

また、会社の規則である「規程」の制定作業をするうえでは、会社法のほかに各種法令の知識が必要です。会社の規程のほとんどは、法令に基づいて定められていますので、新たに法令が制定されたり、法令が改正されれば、規程を新たに制定したり、改定する必要があります。

他には、株式管理をするうえで、株式の知識が必要です。これは、株式分割がされたときの対応や、ストックオプションが発行されたときの顕在株と潜在株の把握などに役立ちます。

法的なスキルを身につけるために、法律関係の本を読み、ビジネスロージャーナルのような法令雑誌を購読しました。株式知識については、個人的に株式投資をしていますので、もともと問題はありませんでした。

5. その仕事をやっていて、大変なこと、苦労するのはどんな事でしょうか?

会社の社長というのは、社員が考えているよりも、従業員満足度についてはナーバスに考えています。ですから、たかが休憩室の自動販売機と認識しがちですが、品ぞろえが悪く社員たちの不満が社長の耳に入ると、総務部長や総務課長が社長室に呼ばれて、「自動販売機のジュース少し入れ替えたらどうだ?」と直ちに注意されます。受付に置いてある花が、少しでも枯れかかっていると、社長の怒りを買う時があります。
ですから、総務部というのはオフィス全体の雰囲気とか物品の状況を、つねに目配りする必要があるという点で、気苦労があります。ひとつひとつは、本当に些細なことなのですが、社長は敏感なのですね。

また、取締役会の事務局を務めるときの苦労では、会議のスケジュール調整です。取締役と監査役は、非常勤の社外役員の方もいますし、他社と兼務している役員もいます。たいてい、取締役会は午前10時開催と設定するのですが、緊急に取締役会を開催するとなるとスケジュール調整が大変で、午後8時から開催ということもありました。そのときは、一部の役員から怒られたりして困ったものでした。

6. その仕事をやっていて良かったと思う時はどんな時でしょうか?やりがいを感じられるポイントをお教え下さい。

仕事をとおして、法律知識を身につけることができました。会社法以外にも、民法や労働法にも詳しくなり、世の中は法律をベースに動いているのだと実感することができました。また、取締役会の事務局として、取締役会の末席で、役員の議論を直接聞くことができましたので、経営者の観点で会社というものを見ることができるようになったのは大きな収穫で、良かったと思います。使われる立場でしか会社を見ることができないのでは、人材としての成長余力は限定されると思います。

自分が総務部の人間として、いちばん大きな仕事でやりがいを感じたのは、創業メンバーの複数の取締役が自社株を売却したときの仕事です。創業者利益ですから、売るのは当然ですが、市場でいっせいに売却しては株価が暴落してしまいます。ですから、証券会社に相談して、取締役の持ち株を買い取ってくれる機関投資家を探しました。

そして、東京証券取引所の市場外取引という形で、総額10億円規模の相対取り引きを成功させることができました。このときは、社長からも「ありがとう」と言っていただけました。

7. この仕事に興味を持っている学生に、メッセージをお願い致します。

経理や人事とちがって、イメージがなかなか湧いてこないと思いますが、上場企業の総務部は、会社の中核部署です。総務部が能力を発揮して、成果をあげると、会社の土台が固まります。逆に総務部が不安定な仕事しかできないようなら、会社運営の土台もガタガタに揺らぐことになります。
華はありませんが、中核部署なのです。ですから社長からも常に注目される部署となります。

非常に、やりがいを持てる部署だと思います。法律知識を身につけて、なおかつフットワーク良く社内を動き回れる人材が求められる部署だと思います。

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