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就活で企業から電話がきた時の受け方〜知っておきたい電話マナー〜

就活中、企業から電話がかかってくることもしばしばありますよね。
電話がかかってきたら、みなさんはきちんと対応できていますか?

最近はスマートフォンのチャットアプリも便利になり、「電話なんて普段はほとんど使わない」という方も多いのではないでしょうか?

アルバイトでコールセンターで働いている、インターンなどで事務仕事を経験しているような場合は別として、
友人以外と電話で話す機会は減ってきているのではないかと思います。

だからこそ、電話対応の慣れている学生と、電話に不慣れな学生との差が明確になってきています。

今回は、企業から電話がかかってきた時の対応の仕方についてお話ししたいと思います。

ビジネスマナー-電話マナー

ほとんど合格通知

企業から電話が来る場合、ほとんどが合格通知次の面接のスケジュール調整が内容になるかと思います。今はネットで就活ができる時代なので、不合格の場合大抵メールもしくは就活サイトを通して通知が来るからです。

企業から電話がきたと気づいたら、心の準備をして、すぐに電話をとりましょう。

なお、「3コール以内に電話に出ましょう」とアドバイスしているサイトもありますが、必ずしも3コールで出なければいけないわけではありません。
もちろん速いに越したことはありませんが、慌ててしまって応答にあたふたしてしまってはいけません。

落ち着いて応答できるように体勢・姿勢を整えた上で電話に出るようにしましょう。

電話対応は丁寧に

採用担当の方は合格通知の為に貴重な仕事時間を割いて電話してくださっていますので、そのことを配慮し丁寧に電話対応するようにしましょう。

特に電話ではどんな表情をしているか伝わりませんから、声のトーン、話し方などに十分注意し、相手から見て印象が良くなるように心がけるようにしましょう。

また、飲み会中にかかってきた場合など、周囲が騒がしい場合には「外に出ますので、少しお待ちいただけますか」と言って静かな場所に移動するなどしましょう。
移動の際に、スケジュール帳や筆記用具などを忘れずに持って動けるようにしましょう。

電話対応の良い例・悪い例

以下に電話対応の具体的な例を示しますので、どちらが印象が良いか比べてみて下さい。

電話対応の悪い例

学生:「もしもし?」
企業:「私、株式会社●●の△△です。■■さんでお間違いないでしょうか?」
学生:「そうですけど。」
企業:「この度、一次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」
学生:「はい。」
企業:「それでは次の面接の日時を調整したいのですが、◎月△日の●時はご都合いかがでしょうか?」
学生:「空いてます。」
企業:「それでは、◎月△日の●時に弊社でお待ちしております。」
学生:「はい。」

良い例1

学生:「はい、■■です。」
企業:「私、株式会社●●の△△です。この度、◎次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」
学生:「ありがとうございます!!!!」
企業:「それでは次の面接の日時を調整したいのですが、◎月△日の●時はご都合いかがでしょうか?」

〜都合がつく場合〜
学生:「はい、大丈夫です!!是非お願い致します。」
企業:「それでは、◎月△日の●時に弊社でお待ちしております。」
学生:「はい!!◎月△日の●時で承知致しました。当日もよろしくお願い致します!ご連絡ありがとうございました。」

(字面だけの問題でなく、元気に答えることも重要です。)

〜都合がつかない場合〜
学生「大変申し訳ありませんが先約がありまして、お日にちをずらしていただけませんでしょうか?」
企業「それでは、◎月☓日の▼時でしたらいかがでしょうか?」
学生:「はい、大丈夫です!!是非お願い致します。」
企業:「それでは、◎月☓日の▼時に弊社でお待ちしております。」
学生:「はい!!◎月☓日の▼時で承知いたしました。当日もよろしくお願い致します!ご連絡ありがとうございました。」

電話に出られず折り返す場合

企業からの電話はいつ掛かってくるかわかりません。

授業中や電車に乗っている時、あるいは他の企業の面接中にかかってくる可能性だってあります。
そのため、多かれ少なかれ「折り返し」する事になります。

その時の注意点が下記のとおりです。

電話をする時間に気をつけること
(昼休み中やその直前、直後は避ける。始業時間直後や、終業時間直前も避ける)

まず時間帯です。一般的な企業は朝9時始業。
IT業界などでは9時半だったり10時始業という会社も多いのです。

始業直後は朝礼を行う会社も多く、朝礼がなかったとしても出社直後は仕事が集中している事が多く、慌ただしい事が多いのです。

始業時間が会社によって異なるので一概には言えませんが、10時半〜11時半頃の時間帯が無難だと言えるでしょう。

マニュアルに固執しすぎては本末転倒

ただ、その時間帯に電話ができないからといって、大幅に折り返しが遅くなってしまうのは考えもの。

他の就活サイトでは「担当者の仕事の邪魔をしないように」と過度に強調するコラムを載せている事もありますが、少々マニュアルに固執しすぎているようで、疑問を感じます。

担当者の考え方次第ですが、たとえば9時台に電話がかかってきたからといってマナー違反だとは考えません。
もし朝礼やミーティングで席を外している場合、後で折り返すようにするだけの話です。

もちろんつながりやすい時間帯に電話するのがオススメではありますが、みなさんも授業の時間や、他の予定などの兼ね合いがあると思います。

無理をして授業の直前に電話したり、丸一日電話を折り返さないまま過ぎてしまうのは本末転倒。
無理なく電話できる時に折り返すスタンスでも問題はないので、安心してください。

あとは終業時間直前に電話する場合ですが、これは担当者が帰る準備をしている時に電話が来たりすると、担当者が帰るタイミングを遅らせてしまうことになります。
そんな事が原因で選考に影響することはほとんどありませんが、自分が担当者だったらどう感じますか?

もしそういったタイミングに電話してしまった場合は、電話のトーンによって一言謝るなど、配慮ができる学生の方が印象は良いのえはないでしょうか。

過度な気にしすぎは良くないのですが、一方で「学習すること」も大事です。
何度か電話のやり取りをしていれば、「この会社はこの時間帯はいつも朝礼をしている」「この企業はこの時間帯になると担当者がもう出払っている」などの傾向がわかるかと思います。

その企業の傾向がわかってきたら、相手に負担のかかりにくそうな時間帯に電話するようにしましょう。

電話対応ポイントまとめ

悪い例の方は少々不躾な感じがして、企業の方に「この子は本当にうちの会社に来たいのかな?」なんて思われてしまうような対応ですね。

以下に電話対応のポイントをまとめました。

・合格通知を聞いたあとは「ありがとうございます」ときちんとお礼を言うようにしましょう。当たり前のことですが、緊張しているとできないこともあります。

・面接通過などの知らせの場合は少し大げさなくらいに「ありがとうございます!」と言うと印象が良くなります。

・次の面接のスケジュールの話を切り出されたら、一言「メモを取りたいので少々お待ちいただけますか」と断ってから、手帳とペンを出し、該当しそうな日にちのスケジュール帳を開いて再度電話をとるようにしましょう。

・携帯でやりとりすることが多いと思いますが、特に保留する必要はありません。

・スケジュール調整の際、先に説明会や面接の予定が入ってしまっていてどうしても難しい場合は、「先約があるので時間か日にちをずらしていただけますか」と質問をするのもOKですが、なるべく面接の日時は指定されたもので了承するのがベターです。

・スケジュール調整の最後は「では当日もよろしくお願いします、頑張ります。ありがとうございました」と意欲と再度感謝の気持ちを添えればベストです。

・相手の声が聞き取れなかった時は「申し訳ありません、少々電話が遠いようです。もう一度〜を お願いできますか?」と確認しましょう。特に時間や場所に関することはしっかり確認しましょう。

以上です。
企業から電話がかかってきても、落ち着いて丁寧に対応し、良い印象を持ってもらえるようにしましょうね!

【編集部から】

電話の向こうにいる担当者には声しか聞こえませんが、姿勢を良くして話すことも重要です。
背筋を伸ばして、お腹から声を出すと良いでしょう。

飲み会などに出ている時に掛かってくると、焦りますよね。

そういった場面では素早く静かな場所に出られると良いのですが、
もし外に出るのに時間がかかってしまう場合は一旦受話した上で
移動する事を伝えると良いでしょう。

メモが取れるように、筆記用具も携行しておくのをお忘れなく。

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