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これだけは知っておきたい!企業メール返信における3つのポイント【プロが教える就活術】


採用のプロフェッショナルである、小路 聖也 氏(株式会社 and(and Inc.)代表取締役社長)が
学生の皆様へ贈る、就活についてのアドバイス記事です。

今回は「企業メール返信」について、3つのポイントを伝授していただきます。

メールで必要な最低限のマナーは理解しているか?

就職活動ではメールで企業とのやり取りをすることが大変多くなります。
資料請求や採用に関するスケジュール、質問や問い合わせ等
メールで行うという手段が一般的です。

しかし、学生生活において、友達とのメールのやり取りは多々あっても、
企業とメールをすることはあまりないですよね?

企業とのメールについての就活生の悩みや心配事で多いのは、
「書き方がわからない。」
「どんな構成がいいの?」
「作成したものの、本当にこれで大丈夫なのかな?」
などです。
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ここでは、就活でのメール返信においての注意点をご紹介したいと思います。
最低限これだけは守っておきたい内容になりますので、是非ご活用下さい。

1、件名について

件名はシンプル、且つわかりやすいものがベスト。
迷惑メール等、間違われやすい件名は避け、要件や送り先などはっきりと
書いた方がよいでしょう。長くならないようにするのもポイント。

メールの返信ですので、〝RE:(先方が入力した件名)〟と
基本的には表示されますが、件名はすべて削除したうえで新しく入力しましょう。

◆良い例
○○の件について/○○大学(氏名)
○○の件についての回答/○○大学(氏名)

◆悪い例
[hide]RE:○○
宜しくお願いします。
お世話になっております。
<件名なし>[/hide]

2、メール本文のヘッダー部分

ヘッダーには、先方の社名と担当の方の名前を書きます。
担当の方の部署や役職がわかる場合にはしっかりと明記します。
不明の場合は、「採用ご担当者様」という表記で構いません。

◆参考例
<担当の方の名前がわからない場合>
○○株式会社
人事・採用ご担当者様

<担当の方の部署・役職・名前がわかる場合>
○○株式会社
人事部 課長 ○○様

3、メールの内容

メールの返信ですので、基本的には先方からの質問に対しての回答を
シンプルに伝えましょう。そのうえで、なぜそう思ったのか等の根拠も必要です。
一度、要点をまとめ、紙に書いてみるのもいいでしょう。

文末には、しっかりとご自身の住所・氏名のほか、
大学・学部学科・専攻、連絡先(電話・メールアドレス)を
記載することを忘れないようにしましょう。

上記はあくまでも最低限のマナー・ルールです。
しかし、この最低限ができていることが重要です。

企業の採用担当者は大変多くのメールを見ることになります。
その中でこの最低限のマナーができていなければ、
大変目立つメールになるということです。

就職活動中の皆さん、また、これからという学生さん。
メールの返信の仕方には注意して、今後の就職活動に臨んで下さい。

▼著者紹介

小路 聖也

株式会社 and(and Inc.) 代表取締役社長。
ヒューマンリソース事業を中心に、そこから派生したコンサルティング事業や
人材紹介事業を行う、採用のプロフェッショナル。

公式サイトはこちら。
http://www.andconsulting.jp/

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